E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt wirklich?

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Das Bundesfinanzministerium nennt Rechnungen von Kleinunternehmern als Ausnahme von der verpflichtenden Ausstellung. Sie dürfen weiterhin eine Rechnung auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format ausstellen.

Eine strukturierte E-Rechnung bleibt trotzdem möglich. Das kann sinnvoll sein, wenn ein Geschäftskunde strukturierte Daten wünscht oder ein öffentlicher Auftraggeber ein bestimmtes Format verlangt.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, grundsätzlich. Für den Empfang gibt es laut BMF keine vergleichbare Übergangsregelung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; für einen einfachen Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen.

Entscheidend ist anschließend, dass die strukturierten Originaldaten lesbar gemacht, geprüft und nach den für das eigene Unternehmen geltenden Regeln aufbewahrt werden können.

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Neben den allgemeinen Rechnungsangaben darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Die Rechnung braucht einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Privatura verwendet dafür ein eigenes §19-Steuerprofil mit einem anpassbaren Hinweistext.

• Unternehmens- und Kundenanschrift
• Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr.
• Ausstellungsdatum sowie Menge und Art beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
• Entgelt in einer Summe sowie Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
• Bei einer Abrechnung durch den Empfänger zusätzlich die Angabe „Gutschrift“

Beispiel für den Ablauf in Privatura

Du wählst bei der Einrichtung das Steuerprofil „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“, legst einen Kunden an und erstellst einen Entwurf. Vor dem Ausstellen prüfst du Vorschau, Leistungszeitraum und Hinweistext. Benötigt der Kunde eine E-Rechnung, exportierst du bei vollständigen Angaben ZUGFeRD oder XRechnung.